Verbinden met een boekhoudpakket


Algemeen - Winbooks - Links

Terug naar startpagina FAQ


Algemeen

De uitgaande facturen die gemaakt worden in GASPRA worden opgespaard in een journaal. Tevens worden de financiŽle operaties bij deze facturen opgespaard. Eventueel kunnen de binnenkomende facturen en de bijhorende financiŽle verrichtingen in een journaal bewaard worden. Samen met de lijst van de klanten en/of leveranciers kunnen deze bestanden getransfereerd worden naar een boekhoudpakket. De verschillende mogelijkheden hangen af van het betreffende pakket en de implementatie in GASPRA. Hieronder staat een tabel van de ondersteunde boekhoudpakketten en de verbindingsmogelijkheden.

Pakket Versie(s) Klanten Uitgaande facturen FinanciŽle uitgaande facturen Leveranciers Inkomende facturen FinanciŽle inkomende facturen
Cubic              
Bob              
Exact              
DCS              
Accoms              
Unit 4 MFW              
ProAcc              
Winbooks 2.5 X X X      

top


Verbinden met Winbooks

Verbinden met het boekhoudpakket Winbooks is een semi-offline operatie. Hoe zit dat ? GASPRA kan in de journalen van Winbooks gaan kijken naar de reeds overgedragen facturen (op nummer) en zo vermijden dezelfde factuur tweemaal over te dragen. Het is een offline operatie omdat eerste exportbestanden gemakt worden vanuit SrvUtils die dan ingelezen worden in Winbooks met een speciaal link programma.

Het linken gebeurt in de volgorde :

  1. overdragen van klanten
  2. overdragen van facturen 
  3. overdragen van "financiŽle" op de facturen

Voor de operatie gestart wordt moet zowel Winbooks als het Winbooks-link programma gesloten worden. Het wordt aanbevolen dat op het hele netwerk te doen. GASPRA kan blijven verder werken. De overdracht van elk type gegeven (klanten, facturen, financiŽle) gebeurt op dezelfde wijze.

Stap 1.

Start het GASPRA programma SrvUtils, log in en open het "Link Accounting" scherm. U krijgt een scherm zoals hiernaast. Kies de volgende parameters :

Target: Winbooks

Bestand link: kies gepast bestand

Link periode: formaat mmyyyy

Link van/tot datum: beperking van de facturen over een bepaalde periode. Hierdoor kan meermaals per maand gelinkt worden.

Journaal: selectie van het journaal, meestal "VER"

Gebruiker: Niet gebruikt

Bedrijf: verwijst naar de map in Winbooks folder

Pad: waar staar de Winbooks data 

Nagaan duplicaten: meestal "aan"

Nadat op "OK" geklikt is worden link bestanden gecreŽerd in de map "LINK" onder "Pad".  Bij de overdracht  van de klanten wordt het bestand csf.dbf gemaakt. Voor de aankoop facturen,  verkoop facturen en financiŽle wordt het bestand act.dbf  gemaakt. Bij het linken van de financiŽle wordt ook expmatch.dbf gemaakt met de matching van de facturen en financiŽle verrichtingen. Het link programma van GASPRA mag open blijven staan voor Stap 2.

Stap 2.

Open het Winbooks linkprogramma. U krijgt een scherm zoals hieronder.

Voor er iets kan uitgevoerd worden moet u zich eerst "Verbinden" met de database van Winbooks. Kijk de parameters na voor het klikken op "Verbinden". De meeste parameters behouden hun waarde van de vorige sessie.

Gebruiker: een geldige gebruiker in Winbooks voor het gewenste bedrijf

Wachtwoord: paswoord van die gebruiker

Bedrijf: kies het gewenste bedrijf

Boekjaar: het is belangrijk het juiste boekjaar te kiezen !!!

Defaultperiode: in welke periode (maand) wil u de gegevens inlezen

Formaat van het bestand: kies "DBF Bestanden"

Werkdirectory: kies de gepaste LINK folder.

Nadat het "Verbinden" met de database gelukt is gaan we de aan geboden gegevens testen met de knop "Testen". Het linkprogramma gaat nu alle aangeboden verrichten testen op volledigheid, geldigheid en de resultaten in een error log schrijven. Nadat de test afgelopen is kan u onder de tab "Verwittigingen" enkele tips vinden om de data te verbeteren. Onder de tab "Ernstige fouten" staan de verrichtingen die helemaal niet in ingelezen kunnen worden. Print de errors uit, sluit het link programma af en verbeter de fouten vanuit GASPRA. Herbegin dan met de export van het type gegeven waar u was gebleven. Verbeteren van journaalposten kan door het betroffen record aan te passen of door de betroffen factuur opnieuw af te drukken en zo het journaal op te frissen.

Is de test van de import aanvaardbaar en de lijst van verwittigingen is "normaal" ga dan terug naar de tab "Eigenschappen" en klik dan op "Import" om de aangeboden bestanden definitief in te lezen. Hierop volgen ook de verwittigingen, maar die hadden we al gehad. U kan de "Test" stap niet overslaan voor de import.

top


Meer info nodig ?

 

top


Copyright © 2004 Gaspra-Helicon bvba. Alle rechten voorbehouden.
Laatste aanpassing gedaan op 06/12/2007 07:09